各有关单位：
为进一步提升我校大型仪器设备管理的规范化与精细化水平，确保机时数据采集的真实性、完整性与可追溯性，根据《国务院关于国家重大科研基础设施和大型科研仪器向社会开放的意见》（国发〔2014〕70号）《湖南省重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》（湘科发〔2023〕5号）等国家和省级层面推动科研资源开放共享的指导精神，以及《湖南大学仪器设备管理办法》（湖大行字〔2019〕12号）《湖南大学大型仪器设备开放共享管理办法》（湖大行字〔2020〕28号）等校内规定，现就进一步规范大型仪器设备使用机时记录工作提出如下要求。
一、采集对象
“湖南大学大型仪器共享管理系统”（以下简称“大仪系统”）内所有开放共享仪器设备。
二、采集方式
机时数据采集方式有四种，分别是：
①已安装蓝牙机时记录仪的设备：通过微信扫码上下机采集机时；
②已安装刷卡器的设备：通过刷卡上下机采集机时；
③未安装蓝牙机时记录器或刷卡器，但生成了虚拟机时记录二维码的设备：通过微信扫码上下机采集机时；
④无法采用以上三种方式的设备：需仪器负责人手动录入机时。
其中，①②③为大仪系统自动采集机时，装置调试完成启用后，按操作方法使用即可，其中培训和维护机时可通过手动录入；④为通过人工上传采集机时，需人工将所有机时数据录入至大仪系统中（可多天集中上传，但最长不得超过一个季度）；原值50万元及以上共享开放设备原则上必须采取①②③之一方式自动采集机时。
三、采集注意事项
1.开放共享的大型仪器设备须建立统一的使用记录本（可从实验室与设备管理处领取）。每次使用设备结束后，使用人应登记使用日期、时间段、时长（或样品数量）、使用人、使用（故障）及维护情况等基本信息。记录本作为设备技术档案的组成部分，须妥善保管；用完的记录本由本单位大仪系统管理员统一归档。记录本登记的机时应与系统记录保持一致。
2.仪器设备应登记的机时包括必要的开机准备时间、测试时间、必须的后处理时间、培训机时、维护机时。按照教育部对大型仪器设备开放共享考核的要求，合格标准为：通用设备达到1400小时/年，专用设备800小时/年，04类机械类设备800小时/年。
3.大仪系统内仪器设备名称、价值、资产编号等基本信息必须与学校设备管理系统内信息一致。
4.原值20万元及以上大型仪器设备通过资产验收后，管理单位应指定有经验的教师或实验技术人员（设备管理员）接管该仪器设备。学院（实验室）大仪系统管理员应在通过验收后30天内组织填报《收费标准审批表》，上报实管处。实管处审核并公示后，设备管理员应及时在大仪系统“开放设置”添加该仪器设备的信息并上线开放。其中，“收费标准”栏目信息由学院（实验室）大仪系统管理员依据实管处审批通过的标准进行录入。
5.仪器设备共享使用按照机时、样品数量、测试点/扫描次数等方式计费，用户需按照规定的收费标准缴纳费用。如需设置不同类别收费标准用户，经单位审核、实管处批准、网上公示，学院（实验室）大仪系统管理员、设备管理员可通过添加“标签用户”的方式进行设置（操作方法见附件）。按照《湖南大学收费管理办法》，凡擅自利用大型仪器设备私自接受任务、截留学校收费收入，或不按规定计费标准、擅自减免费用，均属于违规违法收费行为，一经发现将移交学校有关部门处理。
6.采用手动方式录入机时信息时，须以书面使用记录本为原始依据，确保录入数据与记录本信息一致。录入内容应准确、清晰，避免出现以下不规范情况：①一台仪器全年仅有一名使用者；②单次测试的起始或结束时间均为整点（如：9:00-12:00），无法反映实际使用的准确时段；③同一台仪器在相同时段内有多条使用记录，产生机时重叠；④收入与机时脱节，有服务收费记录但无机时使用记录，或有机时记录但无对应的收费信息；⑤单次使用机时过长，明显不符合该仪器常规连续工作的物理极限或常规使用模式；或将本应多次、独立的使用记录合并为单条记录填报。
四、有关要求
（一）强化组织落实，确保数据质量。高质量、标准化的机时记录是客观反映设备运行效能、支撑开放共享绩效评价的重要基础，也是优化设备资源配置、提升服务教学科研能力的关键依据。请各单位高度重视，严格遵循本规范要求，确保2025年大型仪器设备开放共享考核工作顺利实施。
（二）加强协同指导，压实岗位责任。在机时信息采集工作中，各单位要加强沟通，紧密配合，准确理解工作要求。各单位大仪系统管理员对设备管理人员要做好指导监督，履职担当，工作到位。实管处将于明年年初统计、汇总全校2025年大型仪器设备机时数据，对2025年使用机时未达800小时的大型仪器设备，管理单位要做出书面说明，说明未达标原因，由分管领导签字并盖所在单位公章，报送实管处。
（三）健全核查机制，强化结果运用。各单位应制定定期检查计划，跟踪掌握大型仪器设备使用情况，发现异常机时要及时查明原因、规范处理。学校将不定期对各单位数据质量进行抽查，并将抽查情况纳入学校年度开放共享评价考核。各单位要重点关注手动录入机时的设备，留存好使用记录本等底账材料。在科技部和省科技厅开放共享评价考核中因工作不认真、不细致导致数据异常甚至错误而被上级通报的，学校将严肃追究相关人员责任。
附件：大仪系统常用操作方法
实验室与设备管理处
2025年10月16日
附件
大仪系统常用操作方法
一、使用机时采集方法
（一）微信扫码记录机时
1.注册大仪系统账户。个人门户－业务系统－仪器共享平台（自行添加）－新建账号－联系学院大仪系统管理员审核－通过新建账号申请。
2.关注“佰能预约助手”微信公众号-点击公众号下方导航“服务”－个人信息－切换学校－湖南大学。
3.输入大仪系统账号密码登录或扫描电脑端大仪系统工作台二维码（点击右上角个人账号图标）－预约设备（初次预约某台设备需要该设备的管理员审核通过）。
4.预约成功后－打开手机蓝牙－打开微信“佰能预约助手”-扫码上机-开始实验-扫码下机-结束实验。
（二）手动录入机时
仪器管理员登录电脑版大仪系统－切换到管理后台－仪器管理－机时预约管理－使用记录－新增或批量导入。需要修改或删除机时记录，点击某条机时记录右侧“...”符号进行操作（目前无法批量操作）。
二、添加特定收费用户的“用户标签”
设备管理员登录电脑版大仪系统-切换到管理后台－仪器管理－开放设置－机时预约设置－用户标签－新增－新增－自定义“标签名称”－“对象类型”选择“用户”－“对象”批量选定需要特定收费标准的用户。
院级大仪系统管理员在机时预约设置－计费设置－用户标签计费－新增－“标签类型”选择设备特定用户标签－“用户标签”选择设备管理员建立好的标签名称－“价格”－“排序（根据需要填写优先级数字）”。
